Evidence klientů azylového domu (příjemců sociální služby) je pro další práci klíčová. Karta klienta slouží pro evidenci jeho základních údajů, a je také provázána s dalšími agendami (například Smlouvy a dodatky).
Karta klienta
Seznam klientů azylového domu je přístupný z horizontálního menu pod volbou Seznamy - Klienti. Nebo je možné jej otevřít stiskem ikony na liště.
Kartu klienta lze v programu založit třemi způsoby:
| 1. | Pomocí průvodce bez předchozí evidence zájemce |
| 2. | Pomocí průvodce s tím, že se klient převezme ze zájemce o službu |
| 3. | Pomocí odkazu z agendy "Zájemce o službu" |
Pro způsob 1 nebo 2 stiskněte tlačítko Nový v agendě "Klienti".
Poznámka: klient by měl být zadán v programu pouze jednou. Než založíte nového klienta, podívejte se, jestli už neexistuje v seznamu z doby dřívějšího poskytnutí služby. Pokud ano, bude stačit zkontrolovat zadané údaje a doplnit novou smlouvu.
Základní údaje
Povinné položky jsou příjmení, jméno a cílová skupina. Poslední údaj je nutný pro statistiky, které se vytváří pro MPSV vždy v květnu. Z tohoto důvodu není možné číselník cílových skupin měnit. Pokud klient spadá do více cílových skupin (např. rodiny s dítětem, oběti domácího násilí, atd.), vybere se převažující cílová skupina. Rodné číslo klienta povinné není. Program při uložení automaticky vyplní číslo klienta (osobní číslo), které je nutné pro statistiky MPSV. Některé organizace toto číslo používají také jako variabilní symbol.
Poznámka: pokud není žádoucí uvádět správné jméno klienta, je možné vést ho anonymně. V takovém případě zřejmě nebudete chtít zaškrtnout parametr "export MPSV" na záložce Smlouvy.
Na záložce Základní údaje je také možné doplnit informace o partnerovi klienta. Aby bylo možné je zadat, je nutné zaškrtnout pole Partner (v AD pro rodiče s dětmi). Potom systém umožní zadat příjmení, jméno a další informace o partnerovi. Při zadání smlouvy bude potom program ve vyúčtování počítat dvojnásobnou částku za ubytování.
Upozornění: v systému Azylák není možné zadávat u partnerů sociální práci. Pokud je potřeba sociální práci u partnerů vykazovat, měli by být tito partneři zadáni jako samostatní klienti. Podmínkou pro zadání sociální práce je založení klienta, klient však nemusí mít zadanou smlouvu o ubytování.
Doplňující údaje
Na záložce Doplňující údaje lze zadat informace potřebné z hlediska azylového domu. Jejich seznam je možné ovlivnit pomocí odkazu Konfigurovat doplňující údaje dole.
Příklad doplňujících údajů
Foto
Na této záložce je možné vybrat a připojit soubor s fotografií klienta. Maximální velikost je 10 MB a 500x500 pixelů. Požadovaný formát souboru je PNG nebo JPG. Pokud jsou rozměry fotografie větší než 500x500 pixelů, bude fotografie upravena, aby vyhovovala příslušným parametrům. Uložení fotografie je zpravidla podmíněno souhlasem klienta.
Kontakty klienta
V kartě klienta lze mít kontaktní osoby, kterých může být teoreticky neomezený počet. Může se jednat například o kontakty na úředníky, nebo na někoho kdo pohlídá děti, když matka onemocní.
Nezletilé děti
Tato agenda je určena zejména pro azylové domy pro matky s dětmi, kde je třeba pobyt dětí účtovat. U nezletilého dítěte program umí evidovat základní údaje a lékaře.
Sociální práce
Na této záložce je možné evidovat poskytnutou sociální práci týkající se klienta. Po stisku tlačítka Nový se zadá se sociální pracovník, datum, čas, druh sociální práce, atd. V případě potřeby je možné přidat dlouhou poznámku na záložce Poznámky. Veškerá vykázaná sociální práce bude v případě exportu odeslána na MPSV.
Smlouvy
Informační systém Azylák umožňuje spravovat Smlouvy a dodatky. Na záložce Smlouvy je možné zadat smlouvu a pomocí šablony tuto smlouvu vytisknout pomocí tlačítka Tisk.
IPP
Co nejdříve po uzavření smlouvy by mělo dojít k sestavení individuálního plánu pomoci klientovi, který bude obsahovat seznam jeho osobních cílů.
Dokumenty
Na této záložce můžete připojit externí dokumenty, které se týkají klienta, stejným postupem jako u zájemce o sociální službu. Agenda dokumentů je shodná.
Události
Některé aktivity je možné zadat jako připomínky, tzv. události. Příkladem může být upozornění na blížící se ukončení smlouvy s klientem a nutnost jejího prodloužení nebo ukončení služby. Takovýto konkrétní druh události je možné automaticky vytvořit při zadání smlouvy. Informační systém Azylák disponuje rozsáhlou agendou Událostí.
Poznámky
Je možné zadat libovolně dlouhou poznámku. K dispozici je vestavěný textový editor. Obsah poznámky je možné přenést zkopírováním do paměti (pomocí kláves Ctrl+A vybrat text, Ctrl+C zkopírovat, a v programu Azylák stiskem Ctrl+V vložit) z jiného textového editoru, jako je například Microsoft Word. Také je možné využít vlastní předvyplněné texty. Vložení textu se provede pomocí pravého tlačítka myši v textu poznámky a výběru šablony textu. Dřívější text v poznámce, pokud byl zapsaný, se přepíše.
Příklad využití šablony předvyplěnného textu
GDPR
V této záložce je možné provést anonymizaci klienta a jeho kontaktů. Více informací najdete v kapitole GDPR.