Azylák

Pro azylové domy a noclehárny

Od prvního telefonátu po výkazy na MPSV.

Údaj se zapíše jednou. Smlouva, pokladna i statistika si ho vezmou samy.

Vyzkoušet demoverzi Zavolat o převod

Podrobnosti

Azylák drží pohromadě práci, kterou azylový dům dělá každý den: od prvního telefonátu až po výkazy pro ministerstvo. Údaj se zapíše jednou. Smlouva, vyúčtování, pokladna i statistika si ho vezmou samy. Níže je, co která agenda bere na sebe.

Hledáte, jestli Azylák umí to, co teď řešíte ručně nebo v jiném systému? Projděte agendy.

Zájemci o službu

Když někdo zavolá nebo přijde, nezůstane z toho lísteček u telefonu. Zájemce se zaeviduje i s tím, odkud se ozval a jak: sám, přes instituci, osobně, telefonem. Každý další kontakt zůstane na kartě, takže se dá vrátit k tomu, co už zaznělo. Žádost má stav. Vyřizuje se, byla odmítnuta, nebo byla přijata. U odmítnutí se zapíše důvod a datum, a květnová statistika se pak neskládá z paměti. Když je volné jedno lůžko a zájemců deset, dům si nastaví vlastní kritéria a jejich váhu. Program body sečte a seznam seřadí jako pořadník. Potvrzení od lékaře nebo sken dokladu visí přímo na kartě a vidí je každý, kdo k tomu má právo. Přijetím žádosti se ze zájemce stane klient a nic se nepřepisuje podruhé.

Klienti

Karta klienta je místo, odkud vede smlouva, děti, sociální práce, plán, dokumenty i připomínky. Povinné je jen příjmení, jméno a cílová skupina. Až devět dalších údajů si dům pojmenuje sám. Osobní číslo doplní program a stejné číslo pak slouží statistikám i jako variabilní symbol. Kdo v domě už byl, se dohledá dřív, než vznikne duplicita. Stačí zkontrolovat údaje a přidat novou smlouvu. Partner v domě pro rodiče s dětmi se do ubytování započte dvakrát. Děti mají vlastní karty, lékaře a období, kdy v domě opravdu byly. Matka se šesti dětmi, z nichž jsou u ní střídavě dvě, se neúčtuje odhadem. Když během pobytu porodí, přítomnost dítěte začne dnem propuštění z porodnice a částka se přepočte. Fotka, kontakty na úředníka nebo na někoho, kdo pohlídá děti, a anonymizace podle GDPR jsou na téže kartě. Blížící se konec smlouvy si program připomene sám.

Pracovníci

Pracovník není jen jméno v rozbalovacím seznamu. Má kontakt, osobní číslo pro statistiky ministerstva a příznak, že smí být klíčovým pracovníkem. K tomu pracovní poměr, dokumenty a školení. Vzdělávání, včetně bezpečnosti práce a požární ochrany, se naplánuje, označí jako uskutečněné nebo zrušené a vytiskne se přehled, kdo co absolvoval. Konec pracovní smlouvy se hlídá událostí, takže na něj nemusí myslet vedoucí z hlavy. Kdo jednal se zájemcem, kdo zapsal hlášení a kdo odvedl sociální práci, se vybírá odtud. Jedna evidence drží pohromadě provoz, výkazy i povinné vzdělávání.

Smlouvy a dodatky

Smlouva se nezakládá ve Wordu od prázdné stránky. Šablona se naplní jménem, adresou, číslem smlouvy a částkou za ubytování. Do karty se zapíše platnost, cena za osobu a noc, strava, pokoj a fakultativní úkony. Nevyplněné datum konce znamená dobu neurčitou. Den před koncem program založí připomínku. Čas strávený podpisem jde rovnou vykázat jako sociální práci. Když se změní cena, vyúčtování se srovná podle smlouvy, místo aby někdo procházel tabulku řádek po řádku. Dodatky zůstanou u původní smlouvy a ukončení vztahu má vlastní záznam. Krátce po podpisu se s klientem sestaví individuální plán: cíle, kategorie, termín, kroky a průběžné hodnocení. Plán se vytiskne celý, jen vybrané cíle, nebo jen ty nesplněné, a otevře se ve Wordu.

Sociální práce

Každé setkání, ve kterém se poskytla pomoc podle zákona o sociálních službách, se zapíše jednou. Pracovník, datum, čas, druh práce, poznámka. Jde to ze seznamu setkání i přímo z karty klienta. Když se nevyplní čas od a do, doplní se počet minut, který si dům nastavil jako výchozí. Všechno vykázané u klientů odchází v exportu na ministerstvo. Zápisy jdou filtrovat, tisknout, zobrazit v grafu a poslat do tabulky, třeba jako počty práce podle pracovníka. Hromadná změna opraví víc záznamů najednou. Kategorizace rozdělí práci tak, jak to dům potřebuje pro své výkazy. Květnové sčítání hodin z deníků tím končí.

Stížnosti

Stížnost, podnět, připomínka i pochvala mají své místo. Ústní i písemné podání, osobně i přes nezávislého zástupce, se zapisuje stejně. U záznamu je datum podání, pracovník, který se tím zabývá, text, způsob vyřízení a datum, kdy se to klient dozvěděl. Podle typu se dá filtrovat, takže při kontrole kvality je vidět, co přišlo a co už je uzavřené. Lhůta, do které se má člověk ozvat s výsledkem, přestane být věc dobré paměti. Při inspekci se nehledá šanon „stížnosti 2024“.

Kniha hlášení

Ne všechno, co se v domě stane, je sociální práce. Prasklá trubka, noční směna, provozní domluva patří do knihy hlášení, s pracovníkem, datem, časem, druhem a textem. Záznamy lze chránit tak, aby je nepřepsal nebo nesmazal někdo jiný než ten, kdo je zapsal. Ráno druhá směna nehledá vzkaz na papíře u monitoru. Z těchto hlášení a ze sociální práce se pak skládá shrnutí dne. Provoz a práce s lidmi zůstanou oddělené, a přesto na jednom místě.

Vyúčtování

Vyúčtování vychází ze smluv a ze dnů, kdy člověk službu opravdu čerpal. Nástup uprostřed měsíce, dítě, které s matkou nebydlí pořád, porod v průběhu pobytu: dny se označí a částka sedí pro matku i pro děti. Když se dodatečně změní cena ve smlouvě, vybrané řádky se opraví podle ní. Souhrn ukáže, komu co vyšlo za zvolené období. Odtud se rovnou přijme platba do pokladny, vytisknou stvrzenky a sestava závazků a pohledávek, na které je vidět dluh i přeplatek. Předpisy proti úhradám jdou pro všechny klienty. Celé měsíční vyúčtování se exportuje do Excelu. Předtím je v programu kontrola, jestli smlouvy a data platnosti sedí.

Pokladna

Platby za pobyt, stravu a fakultativní služby se zapisují ke konkrétním lidem. Pokladen může být víc: podle pracovníků, hotovost, účet. Bezhotovostní pokladna pokryje i případ, kdy město posílá příspěvek na bydlení a peníze nemají projít rukama klienta. Platbu lze zadat přímo z vyúčtování, takže se částka nepřepisuje podruhé. Seznam jde filtrovat, řadit podle data a seskupit podle klienta. Hledání, kdo kdy zaplatil, přestane být listování sešitem.

Statistika

Obložnost, lůžkodny a využití smluv se počítají z dat, která už v programu jsou. Dům se stovkou obsazených lůžek ze dvou set má obložnost padesát procent. Program přitom odliší obsazenost lůžek od obsazenosti pokoje: rodič se dvěma dětmi na čtyřlůžkovém pokoji vyčerpá smlouvu celou a lůžka ze tří čtvrtin. Sestava za období ukáže nové smlouvy, dodatky i ukončení a jde ji rozdělit podle skupin, které si dům pojmenoval. Výkazy pro kraj se exportují do tabulky nebo dokumentu a upraví podle toho, co úřad chce. Export pro ministerstvo přes OKslužby se připraví z týchž smluv, cílových skupin a sociální práce. Květen přestane být měsícem, kdy se zavře kancelář a sčítá se rok zpětně.

AI shrnutí dne

Na konci směny program projde hlášení a sociální práci daného dne. Vrátí strukturované shrnutí, zvýrazní důležité údaje a přidá doporučení pro nástup další směny. Text jde zkopírovat a předat dál. Funguje to v cloudové verzi a jen tomu, kdo má právo na hlášení a na sociální práci. Nové vygenerování původní text přepíše, protože shrnutí skládá aktuální model. Směna, která končí pozdě večer, nepředává službu z útržků v knize a z toho, co si kdo pamatuje ze setkání.

Události

Událost je zpráva s předmětem, textem a datem. Dostanou ji vybraní pracovníci, nebo všichni. Může zůstat tichá, vyskočit jako upozornění, nebo zastavit práci, dokud ji někdo nepotvrdí. Hodí se na porady, lékařské prohlídky, skupinové programy i na obyčejné „přihlas si oběd“. Váže se na klienta, skupinu klientů nebo pracovníka. Konec smlouvy si takhle připomene sama, den předem. Věci, které se dřív nosily v hlavě, čekají v programu při ranním spuštění.

Dokumenty

Smlouva ve Wordu, tabulka, PDF nebo sken průkazu se připojí ke klientovi, pracovníkovi nebo jiné agendě a uloží se do databáze. Otevře ho kdokoli, kdo má Azyláka a příslušné právo, i z jiného počítače. Upravený dokument se uloží zpátky. U každého souboru je vidět, z jakého počítače a kdy přišel a jaká byla původní cesta. Složka na disku jedné kanceláře, do které se dostane jen ten, kdo je zrovna v práci, tím končí.